Các bạn thân mến!

Lập kế hoạch hành động hàng tuần, hàng tháng… là một công việc khá khó
khăn. Bởi, có nhiều người, tuy đã thử lập kế hoạch cho mình, nhưng rồi
lại cảm thấy “ mọi việc chẳng đâu vào đâu”. Họ thấy mệt mỏi vì có quá
nhiều việc phải làm, trong khi thời gian thì lại có hạn.

Nhiều người lầm tưởng rằng lập kế hoạch là liệt kê hàng loạt các công
việc phải làm trong ngày ra, bất kể chúng có thật sự quan trọng không,
rồi sau đó lại chìm ngập trong hàng đống công việc. Những lúc đó, hầu
hết mọi người chỉ biết cố gắng tìm ra thời gian cho các hoạt động “quan
trọng” trong lịch làm việc đã quá tải của các phần tư thứ I và thứ III
của mình. Họ xoay xở, giao phó, đình trệ công việc – tất cả nhằm hi vọng
tìm ra thời gian cho những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, bí quyết không phải ở chỗ ưu tiên hóa kế hoạch làm việc ra sao mà là lập kế hoạch cho các ưu tiên của bạn như thế nào.

Đây là một câu chuyện về
tầm quan trọng của những công việc thuộc phần tư thứ II – những công
việc thật sự quan trọng nhưng lại không khẩn cấp mà nhiều người đang
lãng quên trong bản kế hoạch hành động của mình.



Có lần, tôi tham dự một
khóa học về vấn đề sử dụng thời gian. Khi đang thuyết trình, giảng viên
dừng lại và nói: “Được rồi, bây giờ là lúc ra câu đố”. Rồi ông cúi
xuống bàn và kéo ra một cái bình 5 lít có miệng rộng. Ông đặt cái bình
lên bàn, bên cạnh một cái đĩa to, trên có một số viên đá to bằng nắm
tay. Ông hỏi: “Theo các bạn, chúng ta có thể cho bao nhiêu viên đá này
vào cái bình?”

Sau khi chúng tôi đưa
ra dự đoán của bình, ông nói: “Được rôi, chúng ta thử xem là bao nhiêu”.
Thế rồi ông lần lượt cho các viên đá vào bình, hết viên này đến viên
khác. Cuối cùng thì cái bình cũng đầy và ông quay lại hỏi cả lớp: “Cái
bình này đã đầy chưa?”

Một người nhìn vào cái bình rồi nói: “Đầy rồi ạ”.

Ông kêu lên: “Thế hả?”,
rồi cúi xuống bàn và kéo ra một rổ đựng sỏi, đổ sỏi vào bình và lắc cho
các viên sỏi chui vào các kẽ hở giữa các viên đá. Thế rồi ông mỉm cười
và hỏi: “Bây giờ đầy thật chưa?”.

Đến lúc này chúng tôi không bị mắc lừa nữa. “Có lẽ là không”, nhiều người lên tiếng.

“Tốt”, ông mỉm cười rồi
lại cúi xuống bàn lấy ra một túi cát. Sau đó ông bắt đầu rắc cát vào
các kẽ hở nhỏ giữa các viên đá và sỏi. Một lần nữa ông ta nhìn chúng tôi
và hỏi: “Bây giờ cái bình đã đầy chưa nào?”.

“Không”, chúng tôi kêu lên.

“Tốt lắm”, ông nói và
cầm một ca nước đổ vào cái bình đó, khoảng hơn 1 lít nước. Rồi ông hỏi
chúng tôi: “Vậy, vấn đề ở đây là gì?”.

Ai đó trả lời: “Ở đây
có các khe hở, và nếu chúng ta thực sự cố gắng, chúng ta sẽ luôn luôn
làm được nhiều việc hơn trong cuộc sống của mình”.

“Không phải vậy”, ông
nói, “đó không phải là vấn đề. Vấn đề là: nếu các bạn không đặt các viên
đá lớn vào trước tiên, liệu các bạn có thể cho thêm vào được nữa
không?”.

Với mô thức “càng nhiều
càng tốt”, chúng ta luôn tìm cách có thật nhiều hoạt động trong cùng
một khoảng thời gian. Nhưng việc chúng ta làm nhiều sẽ có ý nghĩa gì,
nếu những việc làm dó không phải là những điều quan trọng nhất?
Các mục
tiêu của phần tư thứ II cũng giống như “những viên đá” trong ví dụ trên.
Nếu chúng ta đưa các hoạt động khác – nước, cát và sỏi – vào trước, rồi
sau đó tìm cách cho viên đá vào, thì không những các thứ này không ăn
khớp vào nhau mà còn trở nên lộn xộn, rối tung. Nhưng
nếu chúng ta biết cái nào là viên đá lớn và đặt chúng vào trước, chúng
ta sẽ không khỏi ngạc nhiên về số lượng mà ta có thể đặt vào – về mức độ
lấp kín các kẽ hở của cát, sỏi và nước. Bất kể có những thứ gì khác có
thể đưa thêm vào, thì điều mấu chốt là những viên đá lớn – các mục tiêu
Phần tư thứ II của chúng ta – được ưu tiên trước.

(Trích dẫn từ sách “First things first” – Tư duy tối ưu)